Niniejsze zasady ochrony danych osobowych mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych podczas korzystania z aplikacji mobilnej oraz powiązanych usług internetowych i chmurowych prowadzonych przez spółkę Everbot s.r.o.
Administratorem danych osobowych jest spółka Everbot s.r.o., z siedzibą pod adresem Salvátorská 931/8, Staré Město, 110 00 Praha 1, numer identyfikacyjny (IČO): 218 68 212, e-mail: info@everbot.ai (dalej „Everbot”). Niniejsze zasady ochrony danych osobowych wyjaśniają, w jaki sposób spółka Everbot przetwarza dane osobowe w związku ze świadczeniem usług za pośrednictwem swoich aplikacji, usług internetowych i funkcji opartych na sztucznej inteligencji, w tym w związku z rejestracją konta, Subskrypcją, generowaniem dokumentów i materiałów wideo, przesyłaniem plików, wprowadzaniem danych głosowych oraz komunikacją z obsługą klienta.
Podczas świadczenia usług użytkownikom końcowym spółka Everbot występuje co do zasady jako administrator danych osobowych. Jeżeli jednak z usługi korzysta klient biznesowy w modelu B2B SaaS, w szczególności gdy wprowadza do niej własne dokumenty, bazy danych, prompty, instrukcje, historię konwersacji lub inne materiały zawierające dane osobowe, klient ten występuje co do zasady jako administrator danych osobowych, natomiast spółka Everbot jako podmiot przetwarzający działający w jego imieniu. W takim przypadku klient określa cele i sposoby przetwarzania, odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania wprowadzonych danych osobowych oraz za wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, natomiast spółka Everbot przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi oraz zgodnie z dokumentacją umowną, Warunkami handlowymi, a w stosownych przypadkach także z odrębną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne i rejestracyjne, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikator logowania, nazwa użytkownika, zabezpieczone dane logowania i dane podane w profilu konta; dane dotyczące Subskrypcji i dane transakcyjne, takie jak informacje o wybranej Subskrypcji, jej statusie, identyfikatorach transakcji, dacie aktywacji lub zakończenia Subskrypcji oraz powiązane dane rozliczeniowe, jednak bez danych karty płatniczej, jeżeli są one przetwarzane wyłącznie przez dostawcę usług płatniczych lub operatora sklepu z aplikacjami; dane techniczne i operacyjne dotyczące urządzenia oraz korzystania z aplikacji, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym, język, rodzaj aplikacji lub platformy, identyfikatory urządzenia lub aplikacji, logi, dane dotyczące wydajności aplikacji, komunikaty o błędach, raporty o awariach (crash reporting) oraz informacje dotyczące interakcji z funkcjami aplikacji; treści przesłane lub utworzone przez użytkownika, takie jak dokumenty, teksty, obrazy, pliki audio i wideo, metadane tych plików, prompty, instrukcje, historia konwersacji oraz inne dane wejściowe i wyjściowe związane z korzystaniem z funkcji AI; dane głosowe, jeżeli użytkownik korzysta z mikrofonu, wprowadzania danych głosowych, transkrypcji mowy, syntezy mowy, funkcji głosowych lub klonowania głosu; dane obrazowe, jeżeli użytkownik korzysta z kamery albo przesyła fotografie lub materiały wideo; dane pochodzące z komunikacji z obsługą klienta lub czatu w aplikacji; oraz inne dane, które użytkownik dobrowolnie przekazuje nam w związku z korzystaniem z usługi.
Treści wprowadzone do aplikacji lub funkcji AI mogą zawierać dane osobowe użytkownika lub osób trzecich. Użytkownik lub klient biznesowy odpowiada za to, aby był uprawniony do wprowadzenia takich treści do usługi i aby dokonywał tego zgodnie z właściwymi przepisami prawa oraz prawami osób, których dane dotyczą. Jeżeli klient biznesowy występuje jako administrator danych osobowych, jest zobowiązany ocenić, jakie dane osobowe wprowadza do usługi, czy ich przetwarzanie jest niezbędne, jaka podstawa prawna ma zastosowanie do ich przetwarzania oraz czy dane te mogą zostać przekazane innym podmiotom przetwarzającym lub podmiotom podprzetwarzającym uczestniczącym w świadczeniu usługi, w tym operatorom modeli LLM, interfejsów API AI oraz technologii transkrypcyjnych, głosowych, obrazowych lub chmurowych. Everbot postępuje z takimi treściami wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia odpowiedniej funkcji, zabezpieczenia usługi, rozwiązywania incydentów, świadczenia pomocy technicznej oraz realizacji innych celów wyraźnie opisanych w niniejszych zasadach lub dokumentacji umownej.
Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w celu rejestracji i prowadzenia konta użytkownika, uwierzytelniania użytkownika, udostępniania funkcji aplikacji, generowania dokumentów i materiałów wideo za pomocą sztucznej inteligencji, przetwarzania przesłanych dokumentów, obrazów oraz danych wejściowych audio i wideo, zarządzania Subskrypcją, obsługi klienta, komunikacji z użytkownikiem, zapewnienia działania, bezpieczeństwa i pomocy technicznej, wykonywania obowiązków umownych i prawnych, ochrony naszych roszczeń prawnych, zapobiegania oszustwom i nadużyciom związanym z usługą, a ponadto, jeżeli ma to zastosowanie, w celu pomiaru korzystania z aplikacji, oceny jej wydajności, personalizacji treści, wyświetlania reklam lub pomiaru ich skuteczności. Poszczególne cele przetwarzania opierają się w szczególności na wykonaniu umowy, wypełnieniu obowiązku prawnego, naszym prawnie uzasadnionym interesie albo zgodzie użytkownika, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy prawa lub zasady platformy dystrybucyjnej.
Jeżeli użytkownik korzysta z funkcji generowania dokumentów i materiałów wideo, transkrypcji, generowania wyników głosowych lub innych funkcji AI, może dochodzić do przetwarzania promptów, dokumentów, przesłanych plików, nagrań głosowych, obrazowych danych wejściowych, powiązanych metadanych oraz wyników utworzonych na podstawie tych danych wejściowych. Dane te wykorzystujemy przede wszystkim do zapewnienia żądanej funkcji AI, zarządzania usługą i jej zabezpieczenia, rozwiązywania incydentów, świadczenia pomocy technicznej oraz realizacji innych celów określonych w niniejszych zasadach. Jeżeli dane wejściowe lub wyniki AI miałyby być wykorzystywane do ulepszania, dostrajania lub trenowania modeli podmiotów trzecich albo w innym celu wtórnym wykraczającym poza samo świadczenie usługi użytkownikowi, informacja o tym zostanie przekazana z wyprzedzeniem w przejrzysty sposób, a takie przetwarzanie będzie oparte na odpowiedniej podstawie prawnej. Jeżeli będzie to uzasadnione charakterem danego przetwarzania lub możliwe pod względem technicznym, użytkownik może otrzymać możliwość odmowy takiego wtórnego wykorzystania.
Jeżeli użytkownik zdecyduje się skorzystać z funkcji klonowania głosu lub utworzenia spersonalizowanego modelu głosu, na podstawie jego wyraźnej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz, jeżeli wymaga tego charakter konkretnej technologii, również zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, przetwarzamy jego dane głosowe, które w określonych okolicznościach mogą stanowić dane biometryczne, jeżeli są przetwarzane w celu jego jednoznacznej identyfikacji. Dane te, w szczególności nagrania głosowe, modele głosu i powiązane informacje techniczne, służą wyłącznie do utworzenia, obsługi i wykorzystywania spersonalizowanego modelu głosu za pośrednictwem technologii dostarczanej przez spółkę ElevenLabs Inc. lub innego dostawcę technologii głosowej, jeżeli taki dostawca jest zaangażowany. Bez takiej wyraźnej zgody głos nie jest klonowany. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę; jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania i spowoduje zaprzestanie dalszego wykorzystywania modelu głosu oraz jego usunięcie, chyba że istnieje zgodna z prawem podstawa jego ograniczonego przechowywania.
Dostęp do mikrofonu jest wykorzystywany wyłącznie wtedy, gdy użytkownik sam inicjuje wprowadzanie danych głosowych, nagrywanie dźwięku, transkrypcję mowy, syntezę mowy, funkcje głosowe lub inną funkcję wykorzystującą głos. Aplikacja nie wykorzystuje danych dotyczących lokalizacji ani nie wymaga dostępu do lokalizacji w celu działania swoich funkcji. Udzielenie uprawnienia do korzystania z mikrofonu nie jest warunkiem korzystania z tych części aplikacji, które obiektywnie nie wymagają takiego uprawnienia. Użytkownik może w dowolnym momencie odmówić udzielenia tych uprawnień lub je cofnąć w ustawieniach urządzenia. W takim przypadku niektóre powiązane funkcje mogą jednak nie być dostępne lub w pełni funkcjonalne.
Na podstawie wykonania umowy lub w związku z wnioskiem o rejestrację użytkownik może korzystać z konta użytkownika, w ramach którego przetwarzamy w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane logowania, ustawienia konta, historię korzystania z usługi, historię zamówień lub Subskrypcji oraz powiązane dane operacyjne i techniczne. Do czasu wdrożenia funkcji bezpośredniego usunięcia konta w aplikacji można złożyć wniosek o usunięcie konta za pośrednictwem punktu kontaktowego wskazanego w niniejszych zasadach. Po wdrożeniu tej funkcji usunięcie konta będzie możliwe również bezpośrednio w aplikacji. Po usunięciu konta powiązane z nim dane osobowe zostaną co do zasady usunięte lub zanonimizowane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od potwierdzenia wniosku, chyba że jesteśmy uprawnieni lub zobowiązani do przechowywania określonych danych przez dłuższy czas w celu wypełnienia obowiązku prawnego, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa, rozstrzygania sporów lub ochrony naszych praw.
Subskrypcja może zostać zawarta za pośrednictwem Apple App Store lub Google Play albo poza aplikacją, z wykorzystaniem innego kanału płatności, jeżeli taka możliwość jest oferowana. Jeżeli Subskrypcja zostanie zawarta za pośrednictwem sklepu z aplikacjami lub zewnętrznego partnera płatniczego, Everbot co do zasady nie otrzymuje danych karty płatniczej, lecz wyłącznie informacje niezbędne do zweryfikowania aktywnej Subskrypcji, zarządzania dostępem do usługi, przetwarzania statusu transakcji, rozpatrywania reklamacji oraz ewidencjonowania wykonania umowy. Zakres danych otrzymywanych od operatora sklepu z aplikacjami lub partnera płatniczego może się różnić w zależności od konkretnego modelu Subskrypcji i właściwej platformy.
Jeżeli aplikacja zawiera technologie reklamowe, analityczne, służące do raportowania awarii (crash reporting), marketingowe lub inne podobne technologie śledzące, możemy przetwarzać techniczne identyfikatory urządzenia lub aplikacji, dane dotyczące korzystania z aplikacji, dane dotyczące interakcji z treściami lub reklamami, dane dotyczące wydajności aplikacji, raporty o awariach, informacje diagnostyczne oraz pochodne dane statystyczne. Technologie te wykorzystujemy wyłącznie w zakresie odpowiadającym właściwej podstawie prawnej i obowiązującym zasadom platform dystrybucyjnych. Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, w szczególności w przypadku spersonalizowanej reklamy, śledzenia użytkownika w różnych aplikacjach i witrynach internetowych, wykorzystywania identyfikatorów reklamowych, funkcji App Tracking Transparency w systemie iOS lub zapisywania i odczytywania nieobowiązkowych identyfikatorów, zwrócimy się o nią z wyprzedzeniem za pośrednictwem odpowiedniego mechanizmu w aplikacji. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę lub zmienić ustawienia prywatności bezpośrednio w aplikacji, za pośrednictwem interfejsu systemu operacyjnego lub w ustawieniach swojego urządzenia. Jeżeli nie korzystamy ze spersonalizowanej reklamy ani śledzenia, odpowiednie mechanizmy zostaną wyłączone, a dane nie będą wykorzystywane do takich celów.
Dane dotyczące konta użytkownika przechowujemy przez okres istnienia konta, a następnie przez 30 dni od jego usunięcia w celu dokończenia procesu usuwania danych, odzyskania konta usuniętego omyłkowo, rozwiązywania incydentów i przeprowadzania kontroli bezpieczeństwa, chyba że przepis prawa lub uzasadniona przyczyna wymagają dłuższego okresu przechowywania. Dane dotyczące Subskrypcji i transakcji przechowujemy przez okres obowiązywania Subskrypcji, a następnie przez okres wymagany przez właściwe przepisy rachunkowe, podatkowe i umowne. Logi techniczne, logi bezpieczeństwa i zapisy operacyjne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia działania i bezpieczeństwa oraz rozwiązywania incydentów. Dane wejściowe AI, wyniki AI, dokumenty, przesłane pliki oraz dane wejściowe audio i wideo przechowujemy przez okres niezbędny do świadczenia usługi, zapisywania historii, ponownego udostępniania ich użytkownikowi, realizacji celów związanych z bezpieczeństwem, rozstrzygania sporów oraz innych prawnie uzasadnionych celów opisanych w niniejszych zasadach; konkretne terminy mogą zostać uzupełnione zgodnie z rzeczywistymi ustawieniami produktu. Komunikację z obsługą klienta przechowujemy przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia, a następnie przez odpowiedni czas w celu ochrony naszych praw oraz zapewnienia dalszego wsparcia.
Niektóre funkcje aplikacji mogą działać w oparciu o zautomatyzowaną ocenę danych wejściowych, treści lub zachowania użytkownika, na przykład podczas generowania dokumentów lub materiałów wideo, rekomendowania funkcji, moderowania treści, wykrywania nadużyć, oceny zagrożeń bezpieczeństwa, filtrowania szkodliwych treści lub ograniczania konta w przypadku podejrzenia naruszenia zasad. Takie przetwarzanie co do zasady nie służy do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO, może jednak wpływać na dostępność określonych funkcji, ograniczenia związane z bezpieczeństwem lub sposób świadczenia usługi użytkownikowi.
Dane osobowe udostępniamy wyłącznie tym odbiorcom, którzy muszą je znać w celu realizacji poszczególnych celów przetwarzania, w szczególności dostawcom infrastruktury chmurowej, hostingu, przechowywania danych, komunikacji, obsługi klienta, analityki, raportowania awarii, monitorowania bezpieczeństwa, usług płatniczych, usług księgowych, narzędzi marketingowych lub reklamowych, a ponadto dostawcom technologii sztucznej inteligencji, transkrypcji, syntezy mowy, usług głosowych, generowania materiałów wideo oraz innym partnerom uczestniczącym w zapewnianiu konkretnej funkcji.
Do głównych odbiorców danych osobowych, w zależności od charakteru konkretnej usługi, mogą należeć w szczególności: Google Ireland Limited, a w stosownych przypadkach także inne spółki z grupy Google, jeżeli uczestniczą w świadczeniu usług infrastruktury chmurowej, analityki, reklamy, raportowania awarii lub innych powiązanych usług; Stripe, Inc. lub inny partner płatniczy, jeżeli jest wykorzystywany do przetwarzania płatności poza aplikacją; ElevenLabs Inc., jeżeli użytkownik korzysta z funkcji głosowych lub klonowania głosu; CBK.AI LTD, jeżeli wykorzystywana jest infrastruktura ChatBotKit i chatbot na stronę internetową; Nastejnelodi.cz, s.r.o., jeżeli uczestniczy w obsłudze lub rozwoju usługi; ECOMAIL.CZ, s.r.o., jeżeli jest wykorzystywana do komunikacji pocztą elektroniczną lub wysyłki wiadomości marketingowych; Raynet, jeżeli jest wykorzystywany do zarządzania kontaktami i relacjami handlowymi; Fio banka, a.s., jeżeli uczestniczy w rozliczaniu operacji płatniczych; STORMWARE s.r.o., jeżeli jest wykorzystywana jako zaplecze księgowe lub fakturowe; a ponadto poszczególni operatorzy modeli LLM, interfejsów API AI oraz technologii transkrypcyjnych, głosowych, obrazowych, wideo lub innych podobnych technologii, którzy uczestniczą w przetwarzaniu konkretnych danych wejściowych lub wyników użytkownika. Konkretny wykaz tych podmiotów, wraz z celem ich zaangażowania i zakresem przekazywanych danych osobowych, może być prowadzony w odrębnym zestawieniu lub uzupełniany w poniższej tabeli zgodnie z aktualnymi ustawieniami technicznymi usługi. Jeżeli użytkownik zawiera, aktywuje, zarządza lub anuluje Subskrypcję za pośrednictwem Apple App Store albo Google Play, operatorom tych platform mogą zostać udostępnione dane osobowe niezbędne do dystrybucji aplikacji, przetwarzania płatności, zarządzania Subskrypcją, rozliczeń podatkowych i księgowych, zapobiegania oszustwom, rozpatrywania reklamacji, zwracania płatności oraz wykonywania ich obowiązków prawnych. W tym zakresie operatorzy tych platform występują co do zasady jako odrębni administratorzy danych osobowych i przetwarzają dane osobowe zgodnie z własnymi zasadami ochrony danych osobowych oraz warunkami umownymi.
Dane osobowe mogą zostać udostępnione, w zakresie niezbędnym do zapewnienia odpowiedniej funkcji, zaufanym dostawcom usług, w szczególności dostawcom infrastruktury chmurowej, hostingu, przechowywania danych, usług płatniczych, analityki, monitorowania bezpieczeństwa, obsługi klienta i komunikacji, a ponadto dostawcom technologii sztucznej inteligencji, w tym operatorom modeli językowych, obrazowych, wideo, głosowych i transkrypcyjnych oraz dostawcom powiązanych interfejsów API AI i infrastruktury. Do głównych dostawców technologii sztucznej inteligencji, zależnie od aktualnie wykorzystywanej funkcji, mogą należeć na przykład spółki OpenAI, Anthropic i Google. Zaangażowanie konkretnego dostawcy zależy od funkcji i modelu wybranego przez użytkownika oraz od aktualnych ustawień technicznych usługi. Everbot może przy świadczeniu usługi korzystać również z innych podmiotów przetwarzających i podmiotów podprzetwarzających, których udział jest niezbędny do działania konkretnych funkcji. Aktualny wykaz podmiotów podprzetwarzających, mający zastosowanie w przypadkach, w których Everbot przetwarza dane osobowe w imieniu klienta biznesowego, jest prowadzony oddzielnie na stronie: https://everbot.ai/pl/dostawcy-uslug-i-ochrona-danych.
Jeżeli w ramach świadczenia naszych usług dochodzi do przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, dokonujemy tego wyłącznie pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego mechanizmu ochrony zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego mającego zastosowanie instrumentu lub wyjątku. W praktyce przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może następować w szczególności podczas korzystania z usług dostawców modeli AI, usług głosowych, generowania materiałów wideo, infrastruktury chmurowej, monitorowania i technologii wspierających. Użytkownik może zwrócić się o dodatkowe informacje dotyczące zastosowanych zabezpieczeń lub o kopię odpowiednich mechanizmów ochrony w zakresie dozwolonym przez przepisy prawa.
Przysługuje Państwu w szczególności prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Mają Państwo również prawo zwrócić się do naszego punktu kontaktowego do spraw ochrony danych osobowych oraz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, tj. czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů), z siedzibą pod adresem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.gov.cz, identyfikator skrzynki danych (datová schránka): qkbaa2n, centrala telefoniczna: +420 234 665 111.
Jeżeli chcą Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych, skorzystać ze swoich praw, zażądać usunięcia danych osobowych lub usunięcia konta użytkownika, prosimy skontaktować się z naszym punktem kontaktowym do spraw ochrony danych osobowych pod adresem info@everbot.ai.
Jeżeli spółka Everbot przetwarza dane osobowe wyłącznie jako podmiot przetwarzający w imieniu swojego klienta, w celu wykonania niektórych praw osoby, której dane dotyczą, konieczne jest zwrócenie się w pierwszej kolejności do odpowiedniego klienta jako administratora danych osobowych. W takim przypadku zapewnimy administratorowi odpowiednią pomoc w zakresie wymaganym przez przepisy prawa i uzgodnienia umowne. Podczas rozpatrywania wniosku możemy zażądać odpowiedniego potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy. Pełne uwzględnienie niektórych wniosków może nie być możliwe, jeżeli stoją temu na przeszkodzie obowiązek prawny, ochrona praw osób trzecich, względy bezpieczeństwa lub inne prawnie uzasadnione podstawy administratora.
Podczas przetwarzania danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne odpowiadające charakterowi świadczonych usług, w tym usług opartych na infrastrukturze chmurowej i technologiach sztucznej inteligencji. Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych należą do naszych najważniejszych priorytetów i obejmują w szczególności ograniczenie uprawnień dostępu, szyfrowanie danych podczas ich przesyłania, rejestrowanie zdarzeń, zarządzanie dostępem, monitorowanie bezpieczeństwa, tworzenie kopii zapasowych, rozdzielenie ról, wewnętrzne zasady postępowania z danymi oraz odpowiednie zobowiązania umowne naszych partnerów. Jeżeli określone kategorie danych są przechowywane wyłącznie krótkoterminowo lub tymczasowo, okres ich przechowywania jest zgodny z logiką odpowiedniej funkcji, potrzebami operacyjnymi oraz niniejszymi zasadami.
Oszczędzaj nawet 6+ godzin dziennie i twórz treści, które sprzedają, z Everbotem w kilka kliknięć.
